Durchführung einer Auftragsplanung
Die Auftragsplanung erfolgt durch Auswahl der zu planenden Aufträge, Festlegung von Planungsterminen und Mitarbeitern, welche die Aufträge ausführen sollen, die Berechnung von optimierten Routen und die Benachrichtigung der Kunden über die geplanten Arbeiten.
Vorauswahl der zu planenden Aufträge
Zur Auswahl der zu planenden Aufträge kann man sich zunächst einen Überblick anhand von PLZ oder Ort verschaffen. Dazu kann man in der Auswahlmaske zur Suche von Serviceaufträgen das Projekt angeben und Aufträge mit dem Status keine Bearbeitung suchen bzw. über den Schalter Auftragsverteilung die Anzahl der Aufträge für z.B. bestimmte PLZ ermitteln.
Auswahl der zu planenden Aufträge
Im vorliegenden Beispiel wird für die weitere Planung das PLZ-Gebiet 20251 verwendet. In der Auswahlmaske zur Suche von Serviceaufträgen kann man diese PLZ in der Auswahl der Objektadresse angeben oder alternativ die Tatsache nutzen, dass PLZ und Ort auch immer Bestandteil der Auftragsbezeichnung sind.
Im Ergebnis der Auswahl wird eine Auflistung der gefundenen Aufträge angezeigt.
Auftragsauswahl aus der Karte
Die gefundenen Aufträge können nun weiter eingegrenzt werden, um eine optimale Anzahl von Aufträgen für die Wochenplanung eines Mitarbeiters zu erhalten. Eine anschauliche Möglichkeit ist die Nutzung einer Karte mit den gefundenen Auftragsorten.
Im vorliegenden Fall könnte man z.B. die Aufträge im unteren Teil der Karte auswählen.
Mit dem Bestätigungsschalter in der Karte werden die Aufträge als neues Suchergebnis übernommen. Durch Einschalten des Planungsmodus und Markieren aller Aufträge kann jetzt die Routenoptimierung für die Ausgewählten Aufträge beginnen.
Festlegung von Planungsterminen durch Routenoptimierung
Die Planung von Auftragsterminen kann entweder durch eine manuelle Auswahl oder durch eine automatische Routenplanung erfolgen. Vor der Durchführung der Operationen sind Tag und Erfassungsgerät (=Mitarbeiter) festzulegen, für die die Planung erfolgen soll.
Bei der manuellen Auswahl wird die Reihenfolge der Aufträge durch nacheinander erfolgende Klicks auf die entsprechenden Symbole in der Karte festgelegt. Die Planungszeiten werden entsprechend dem Zeitbedarf der einzelnen Aufträge berechnet. Dieses Verfahren ist dann zu empfehlen, wenn die Aufträge so dicht beieinander liegen, dass praktisch keine Fahrzeiten entstehen und eine Routenoptimierung daher nicht erforderlich ist.
Bei der automatischen Routenberechnung sind dagegen Tag für Tag die Aufträge aus der Karte auszuwählen, die für den aktuell angezeigten Tag zu verplanen sind. Es ist ein täglicher Startpunkt anzugeben, optional kann auch ein Zielpunkt definiert werden.
Die automatische Routenberechnung kann Tag für Tag fortgesetzt werden, bis alle Aufträge verplant sind.
Anzeige der Planungsergebnisse im Planungskalender
Die Planungsergebnisse kann man im Planungskalender anzeigen, der von der Startseite aus erreichbar ist. Es ist eine flexible Steuerung der Anzeige bzgl. Zeiträumen, Projekten oder Mitarbeiter möglich. Der Status der Aufträge und die Qualifikationsanforderungen sind farblich unterlegt (z.B. gelb für Gaszählerwechsel). Auftragsunabhängige Termine des Mitarbeiters (z.B. gemeldete Arbeitszeiten, Schulungen, Feiertage oder sonstige Abwesenheitszeiten) werden ebenfalls angezeigt.
Die Termine lassen sich im Kalender verschieben. Es können auch mehrere oder alle Aufträge eines Tages auf einen anderen Tag gelegt werden.
Nach jeder Terminänderung berechnet das System im Hintergrund Wartezeiten (Leerlaufzeiten) des Mitarbeiters, die entstehen können, wenn einzelne Aufträge einer routenoptimierten Gangfolge z.B. aufgrund von Terminvereinbarungen mit den Kunden auf andere Tage gelegt werden. Zeiten vor 08:00 Uhr und nach 17:00 Uhr sowie die Mittagspause werden als Reservezeiten betrachtet und ebenfalls als Wartezeiten angesehen, in denen u.U. Aufträge terminiert werden können.
Die geplanten Aufträge mit ihrer Reihenfolge können natürlich ebenfalls in der Karte (unterhalb des Kalenders oder in einem Dialog-Fenster) angezeigt werden.
Alternativ zur Darstellung der Wartezeiten im Kalender lässt sich auch eine (ungefähre) Auslastungsanzeige einblenden. Für jede Kalenderspalte kann ein Kontext-Menü geöffnet werden, über welches weitere Operationen aufgerufen werden können (z.B. die Wegberechnung einer Tagesroute mit Anzeige in der Karte).
Erstellung von Serienbriefen zur Kundenbenachrichtigung
Nach erfolgter Festlegung der Planungstermine können die betroffenen Kunden mit einem Serienbrief über die geplante Auftragsausführung informiert werden.
Dazu wird nach Filterung der Planungswoche die Auftragsplanung geöffnet, das zu versendende Anschreiben ausgewählt und der Serienbrief erstellt.
Das Seriendruck-Dokument wird im Regelfall per Mail zugestellt und kann geöffnet, verbunden und ausgedruckt werden. Je nach Sparte lassen sich im Seriendokument variable Textpassagen definieren.
Die im Zuge der Auftragsplanung ermittelten Termine werden in Zeitfenster umgerechnet, für die die Ankündigung erfolgt. Die Regeln zur Berechnung dieser Zeitfenster legt jedes Unternehmen selbst fest. Standardmäßig wird mit 2h-Zeitfenstern gearbeitet. So wird z.B. aus dem Planungstermin 08.05.2017 08:40 Uhr das Zeitfenster 08.05.2017 08:00-10:00 Uhr.
Wenn alle Kundenanschreiben erstellt und ausgedruckt worden sind (und somit ein Versand per Post erfolgen wird), sollte der erfolgreiche Abschluss der Brieferstellung bestätigt werden. Auf diese Weise wird der Vorgang für jeden Auftrag als Aktivität dokumentiert. Außerdem wird das im Anschreiben genannte Zeitfenster dem Auftrag zugeordnet und bei ggf. erfolgenden späteren Routenberechnungen berücksichtigt.