Auftragsauswertung und -Abrechnung
Nachdem die mobil erfassten Daten in das System eingelaufen sind, können verschiedenste Auswertungen vorgenommen werden.
Prüfung der erledigten Aufträge
Bei der Prüfung der erledigten Aufträge können auf einen Blick die erfassten Daten, Abrechnungspositionen und Bemerkungen angezeigt werden. Weiterhin werden durch Symbole vorhandene oder ggf. noch nicht vollständig übertragene Fotos angezeigt.
Festgestellte Fehler können korrigiert werden. Danach werden die korrekten Aufträge markiert und über das Prüfsymbol rechts oben als geprüft gekennzeichnet.
Mit der Auswertungskennzeichnung der Aufträge (bei Bedarf auch schon beim Einlaufen der Daten vom mobilen Erfassungsgerät) werden Exportdaten entsprechend den Anforderungen der Schnittstelle des Auftraggebers generiert. Diese Daten können tabellarisch dargestellt, bearbeitet oder als Excel-Datei zur Prüfung versendet werden.
Jeder Export-Datensatz gehört zu einer bestimmten Export-Schnittstelle, die ihn generiert hat. Er besitzt einen Status in Bezug auf seine Export-Fähigkeit. Korrekte Exportdaten werden freigegeben und damit der Datenexport initiiert.
Datenexport durch das System
Mit Hilfe von Systemaufträgen, die regelmäßig ausgeführt werden, wird der eigentliche Datenexport vorgenommen. So könnte ein Systemauftrag z.B. beinhalten, dass je nach Anforderung der Auftraggeber alle freigegebenen Export-Datensätze täglich um 09:00 Uhr (tägliche Datenübergabe) oder immer montags um 13:00 Uhr (wöchentliche Datenübergabe) versendet werden.
Die Art und Weise des Versandes und die Empfänger der entsprechenden Mitteilungen werden in der Export-Schnittstelle definiert. Innerhalb eines Exportvorgangs werden grundsätzlich immer alle freigegebenen Datensätze des gleichen Projektes und der gleichen Export-Schnittstelle exportiert.
Das Standard-Verfahren besteht darin, dass das System auf dem Server eine ZIP-Datei erzeugt, welche die Export-Datei(en), die Fotos und die generierten PDF-Dokumente enthält. Dabei werden entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers Dateipfade erzeugt (z.B. Unterverzeichnisse für jeden Ort, jede Straße oder jedes Haus) und die Dateien benannt (z.B. Fotos entsprechend der Zählernummer oder PDF-Dokumente entsprechend der Auftragsnummer des Auftraggebers). Die Zielstellung besteht darin, dass der Auftraggeber alle Dateien automatisiert und mit korrekter Vorgangszuordnung in sein System einlesen kann.
Die auf dem Server generierte ZIP-Datei wird mit einem Kennwort versehen. Alle in der Exportschnittstelle definierten Empfänger erhalten separate E-Mails mit dem Download-Pfad der ZIP-Datei und dem Kennwort zum Öffnen dieser Datei. Somit muss der Dienstleister nach Freigabe der Exportdaten keine weiteren Aktivitäten entfalten, um den Datenexport an den Auftraggeber zu realisieren.
Alternativ sind natürlich auch andere Verfahren möglich. So können Daten direkt an einen Web-Dienst des Auftraggebers gepostet werden. Eine weitere Möglichkeit wäre der Mail-Versand an ein Funktions-Postfach des Auftraggebers, das von seinem ERP-System ausgewertet wird.
Aus den erfassten Leistungsdaten lassen sich Auswertungen für die Aufmaßlegung mit dem Auftraggeber oder für die Lohnabrechnung des Mitarbeiters erstellen. Dabei lassen sich unterschiedliche Ansichten zur Verteilung der angefallenen Leistungen auf Tage und/oder Mitarbeiter abrufen. Auch eine Aufstellung der Aufträge mit den jeweils zugeordneten Abrechnungspositionen ist möglich.
Die Aufstellung der Aufträge mit den zugeordneten Abrechnungspositionen kann auch als Excel-Liste versendet werden.